Wie gewinne ich ehrenamtliche Mitarbeiter für den Verein?

Grundsätze zur Gewinnung von ehrenamtlichen Mitarbeitern Aus den nahezu 600 Einsendungen, die den Deutschen Fußball-Bund erreichten, hat die DFB-Kommission Ehrenamt nicht nur die konkreten und in der Vereinspraxis erprobten Ideen übernommen, sondern ist auch durch viele Vereinsvertreter auf bestimmte Grundsätze aufmerksam gemacht worden, denen oft jahrelange persönliche Erfahrungen zugrunde liegen. Ohne Anspruch auf Vollständigkeit sind nachfolgend die aus Sicht der Kommission wichtigsten Ergebnisse zusammen getragen. Sie mögen für viele Vereine bereits eine Selbstverständlichkeit sein; andere sind aufgefordert, zu überlegen, ob sich nicht der eine oder andere Grundsatz durch geeignete Eigenmaßnahmen umsetzen lässt.  

1.  Die Gewinnung ehrenamtlicher Mitarbeiter ist eine Daueraufgabe für jeden Verein. Eine ehrenamtliche Tätigkeit ist in der Regel zeitlich begrenzt oder muss durch unvorhersehbare Ereignisse, die den Einzelnen betreffen, frühzeitig aufgegeben werden.
2.  Eine zielgerichtete und systematische Personalentwicklung im Sinne der Gewinnung und Pflege von Mitarbeitern ist daher ratsam. Das Ehrenamt in einem Verein sollte möglichst unabhängig vom Zufallsprinzip funktionieren.
3.  Bevor man auf die Suche nach ehrenamtlichen Mitarbeitern geht, sollte eine Bestands- und Bedarfserhebung stattfinden. Das kann die Anzahl der Mitarbeiter, aber auch die Art der Tätigkeiten betreffen, für die Bedarf vorhanden ist.
4.  Eine frühzeitige, gezielte und persönliche Ansprache ist unerlässlich.
5.  Es ist sinnvoller sich auf Vereinsmitglieder zu konzentrieren, als erst zu versuchen, neue Mitglieder zu gewinnen.
6.  Dabei sollte der an einem Ehrenamt Interessierte genau und ehrlich über die Art und Weise der Tätigkeit informiert werden. Die Informationen sollten auch den Zeitaufwand, die Möglichkeiten der Unterstützung durch den Verein oder etwaige Schwierigkeiten und Probleme, die zu erwarten sind, einschließen. Nur so gelingt es, die richtige Person für das richtige Amt zu finden und blinden Eifer oder falschen Ehrgeiz zu verhindern. Es sollte niemand zu einem Amt gedrängt werden oder ein Amt leichtfertig übernehmen.
7.  Das Ehrenamt sollte nicht als Fortsetzung des Berufsalltages verstanden werden - gerade weil hier oftmals folgende Punkte nicht vorzufinden sind:
7.1.  Im Ehrenamt sollten Dinge wie Eigenverantwortung, Kreativität und die Umsetzung eigener Ideen gefragt und möglich sein. Der ehrenamtlich Tätige darf nicht das Gefühl haben, er sei lediglich ein Befehlsempfänger des Vorstands.
7.2.  Alle Entscheidungen innerhalb des Vereins sollten charakterisiert sein durch Transparenz, Demokratie, Teamgeist und fachliche Diskussion.
7.3.  Das Vereinsklima sollte getragen sein von Toleranz, sozialverantwortlichem Handeln, Freude an der Tätigkeit, konstruktiver Kritik und Begeisterung. Hierarchien sollten möglichst flach gehalten werden oder ganz fehlen. Unbürokratische Handlungsmuster sind erstrebenswert.
8.  Sowohl für die ehrenamtlich Tätigen, als auch für die, von denen sie geführt werden, sollten regelmäßige Fortbildungen vom Verein angeboten werden. Die Kosten hierfür sollte der Verein tragen.
9.  Der Informationsfluss innerhalb des Vereins sollte ausgezeichnet sein. Je mehr Informationen bekannt sind, umso leichter fällt es, Verantwortung zu übernehmen.
10.  Der ehrenamtlich Tätige muss kurzfristig die Möglichkeit haben, über Probleme, Schwierigkeiten oder Ideen mit den zuständigen Vereinsvertretern zu sprechen.
11.  Eine gute Öffentlichkeitsarbeit ist wichtig und sollte Informationen auch nach Außen tragen, um andere für die ehrenamtliche Arbeit zu sensibilisieren.
12.  Personelle Kontinuität innerhalb des Vorstands bedeutet Unterstützung des Ehrenamts. So können Grundlagen für eine langfristige Bindung an den Verein leichter geschaffen werden. Der Aufbau gegenseitiger Achtung, die über die sportliche Tätigkeit hinaus gehen sollte, erfordert ein bestimmtes Maß an zeitlichem Aufwand.
13.  Die Selbstkosten der ehrenamtlich Tätigen sollten nach Möglichkeit erstattet werden, wenn sie nicht von sich aus diese als Spenden an den Verein betrachten.
14.  In jedem Verein sollte es eine (einen) 'Ehrenamtsbeauftragte(n)' geben, (der) die als fester Ansprechpartner zur Verfügung steht. So können mögliche Probleme oder Vorschläge des ehrenamtlich Tätigen umgehend bearbeitet werden. Das kann maßgeblich zur persönlichen Zufriedenheit beitragen und dabei helfen, Schwierigkeiten zu vermeiden. Für dieses Amt sollte eine Tätigkeitsbeschreibung vorliegen, die allen bekannt ist.

Die Ideensammlung der Vereine: "So haben wir's gemacht" Auswertung der Umfrageergebnisse Neben den grundsätzlichen Anmerkungen vieler Vereinsmitarbeiter, erreichen den DFB ganz praktische Ideen, die die Vereine an der Basis umgesetzt haben. Nachfolgend sind die Ideen in drei Kategorien geordnet, wobei der Schwerpunkt im Bereich der organisatorischen und strukturellen Maßnahmen auf Vereinsebene liegt. Jeder Vereinsvorstand ist aufgerufen, geeignete Beispiele für seinen Verein in die Praxis umzusetzen.

  • Gründliche Einarbeitung der Mitarbeiter bei der übernahme eines Amtes. Dies kann durch die persönliche Anleitung des Vorgängers, durch eine frühzeitige Einbindung des Nachfolgers oder durch schriftliche Unterlagen (Stellenbeschreibung)geschehen. Vorteile: Die Angst vor der Aufgabe wird genommen. Dadurch steigt die Motivation und das Selbstbewusstsein des neuen Amtsinhabers.
     
  • Aufteilung der dauerhaften Vorstandsarbeit in verschiedene Ressorts (z.B. Sport, Finanzen, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, allgemeine Verwaltung). Vorteile: Dadurch findet eine klare Aufgabenverteilung statt, Konkurrenzverhalten wird verringert, Eigenverantwortlichkeit wird erhöht. Die persönlichen Fähigkeiten des Einzelnen können besser berücksichtigt werden.
     
  • Regelmäßige Sitzungen des Vorstands in relativ kurzen Abständen. Anstreben eines partnerschaftlichen Führungsstils, Teamarbeit trotz Ressortaufteilung. Vorteile: Mögliche Probleme werden nicht "auf die lange Bank geschoben". Innerhalb des Vorstands kann so besser ein freundschaftliches Verhältnis untereinander bestehen. Eine hohe personelle Kontinuität innerhalb des Vorstands ist für Ehrenamtler Anreiz und Erleichterung.
     
  • Ehrungen und "Dankeschön-Aktionen" für langjährig tätige Vereinsmitglieder. Vorteile: Motiviert die Ehrenamtler und sensibilisiert andere für ihre Tätigkeit.
     
  • Änderung der Satzung zugunsten der Jugendabteilung (u.a. Finanzhoheit , Jugendvertretung auch im Vorstand, Selbstverwaltung der Jugend durch Jugendausschuss). Vorteile: Selbstentfaltung und Selbstverantwortung sind motivierend und bindend zugleich. Die Förderung von ehrenamtlichem Nachwuchs im eigenen Verein wird erleichtert.
     
  • Vorschlagswesen innerhalb des Vereins (Ideenkasten, Kummerkasten u.ä.). Vorteile: Alle Mitglieder fühlen sich angesprochen und sind motiviert, ihr Wissen und ihre Verbesserungsvorschläge in die Arbeit des Vereins einzubringen. Allerdings müssen die Anregungen auch aufgegriffen und möglichst umgesetzt werden.
     
  • Vereinszeitung herausgeben. Vorteile: Die Kommunikation innerhalb des Vereins und nach Außen wird verbessert. Sponsoren erhalten die Möglichkeit der Werbung. Ehrenamtlich Tätige können in Form von Artikeln vorgestellt werden. Eine Vereinszeitung dient zudem als Diskussionsforum.
     
  • Regelmäßige Gesprächsgruppen zu zeitspezifischen Themen (Schulische Probleme, Gewalt, Drogen u.ä.). Vorteile: Probleme, die ihre Ursache nicht im Verein haben, aber in ihn hineingetragen werden, können so beseitigt werden. Speziell Kinder und Jugendliche fühlen sich besser verstanden.
     
  • Aktionswochen mit Turnieren, Spielfesten, Kaffee- und Kuchentheke, Infoständen u.ä. Vorteile: Macht den Verein bekannt, hilft, neue Mitglieder zu werben, ist Anlass für die örtliche Presse, darüber zu berichten, ist Plattform für Sponsoren und hilft, die Vereinskasse aufzubessern.
     
  • Verschiedene Gremien gründen (für Sponsorenakquise und -betreuung, für Veranstaltungen, Reisen u.ä.). Vorteile: Den Fähigkeiten der Einzelnen wird Rechnung getragen, Eigenverantwortlichkeit wird erhöht, eigene Ideen können besser realisiert werden und andere, die die Gremien von Außen unterstützen, können als neue Vereinsmitglieder geworben werden.
     
  • Wahl zur ehrenamtlichen Mitarbeiterin/ zum ehrenamtlichen Mitarbeiter des Jahres. Vorteile: macht sie / ihn bekannt, zeigt das Interesse an der ehrenamtlichen Tätigkeit, bringt zusätzliche Motivation.
     
  • Vereinskleidung auch für die Ehrenamtler (Trainingsanzug u. ä.). Vorteile: Verdeutlicht, dass man sie nicht vergessen hat, ist zusätzliche Werbung für den Verein, zeigt die Identifikation mit dem Verein.
     
  • Aktionen, an denen ausschließlich die Ehrenamtler (und ihre Partner) teilnehmen (gemeinsames Frühstück, Kegelausflug, Theaterbesuch u. ä.). Vorteile: Es entsteht ein "Wir-Gefühl" und eine Gruppendynamik, die zusammenschweißt . Gegenseitige Achtung und Motivation kann verhindern, dass Einzelne den Spaß an der Arbeit verlieren und frühzeitig ihr Engagement beenden. Das Verständnis beim Partner wird größer.
     
  • Vorausschauend planen, wichtige Positionen möglichst doppelt besetzen, Personalreserven bilden. Vorteile: Wenn ein Ehrenamtler sein Engagement plötzlich aus persönlichen Gründen beenden muss, entsteht keine Lücke und Unterbrechung einer erfolgreichen Arbeit.
     
  • Haushalts-, Ablauf- und Zeitplan für das kommende Jahr bereits im letzten Quartal des laufenden Jahres verabschieden. Vorteile: So weiß jeder rechtzeitig, was wann von ihm erwartet wird.
     
  • Praktika für die unterschiedlichen ehrenamtlichen Tätigkeiten ermöglichen. Vorteile: So können Interessenten die Arbeit unverbindlich kennen lernen und sich später für die richtige entscheiden. Der erste Kontakt zu einem ehrenamtlichen Engagement wird erleichtert.

Grundsätzlich gilt: Gute fußballspezifische Ausbildung und sportlicher Erfolg sind eine gute Werbung für den Verein und unterstützen maßgeblich die Gewinnung ehrenamtlicher Mitarbeiter. Je sportlich erfolgreicher ein Verein - insbesondere im Jugendbereich - geführt wird, desto weniger Probleme haben diese Vereine bei der Gewinnung ehrenamtlicher Mitarbeiter. Gut geführte und trainierte Jugendmannschaften sind das beste Aushängeschild für Ihren Verein. Finanzieren Sie Ihren Trainern und Betreuern eine Aus- und regelmäßige Fortbildung. Sie werden es dem Verein durch eine gute und kontinuierliche Arbeit danken.

Danke für die Mitarbeit!  
Traditionelle Ehrung und zeitgemäße Auszeichnung: Ergänzung, nicht Konkurrenz Das traditionelle Ehrungssystem basiert auf der Ehrungsordnung innerhalb der Vereins- und Verbandssatzung. Sie ist zumeist an die zeitliche Dauer der Funktionsausübung gebunden. Als Ergänzung dieser Ehrungen sollen attraktive und zeitgemäße Formen der Auszeichnung geschaffen werden. Vereinsmitarbeiter belohnen und motivieren. Eine zeitgemäße Auszeichnung ist gleichermaßen Belohnung für das bisherige und Motivation für das zukünftige Engagement im Verein. Die Anerkennung soll einer in einem eng begrenzten Zeitraum erbrachten besonderen Leistung gelten.

Beispiele:
Ein Vorstandsmitglied hat maßgeblich die 50-Jahr-Feier des Vereins betreut. Ein 20-jähriger Jugendsprecher organisierte im Sommer eine Ferienfreizeit für die Jugendabteilung. Ein Vereinsmitglied engagierte sich besonders stark beim Bau des Vereinsheims. Die zeitnahe und zeitgemäße Auszeichnung stellt die Person in den Mittelpunkt. Zur Vorbereitung auf eine Ehrungbeachten Sie bitte folgende Kernfragen:

1.  Wer schlägt vor, wer bewertet die besondere Leistung?
2.  Wer nimmt die Auszeichnung vor?
3.  Mit welcher Anerkennung / Auszeichnung mache ich der Person die größte Freude? Was erwarten unsere Vereinsmitarbeiter/innen als Dank?
4.  Wie gestalte ich die Übergabe, damit sich der Auszuzeichnende wohl fühlt?

Vorschlagen, Bewerten, Auszeichnen
Wer schlägt vor und bewertet? Besondere Leistungen werden auf allen Vereinsebenen erbracht. Dementsprechend können die Vorschläge von vielen Seiten kommen: vom Vorstand, der Abteilungsleitung, den Mannschaften und den Mitgliedern. Die Entscheidung über durchzuführende Auszeichnungen obliegt dem Vorstand. Vorschlag: Der Verein benennt einen Ehrenamtsbeauftragten oder "Personalreferenten", der sich um alle Fragen der Führung, Betreuung, Gewinnung und Anerkennung von Vereinsmitarbeiter/innen kümmert. Wer zeichnet aus? Es gibt, je nach Anlass der Auszeichnung, viele Möglichkeiten: Vereinsvorstand, Persönlichkeiten der Region (Landrat, Bürgermeister, Stadtdirektor), bekannte Sportler oder Sportfunktionäre aus dem Umland. Womit macht man die größte Freude?
Es ist wie beim Geburtstag: Die größte Freude machen Ideen, die zeigen, dass man sich mit der Persönlichkeit und den Bedürfnissen des Adressaten auseinandergesetzt hat. Untersuchungen zeigen, dass sich ehrenamtliche MitarbeiterInnen als Dank ihres Vereins vornehmlich die Unterstützung in Form von Qualifizierungsangeboten, Aufwandsentschädigungen und Sachleistungen wünschen.

Danke für die Mitarbeit
Die persönliche Lösung ist gefragt - Ideen und Anerkennung

-  Qualifizierungsangebote und Materialien zur Verbesserung und Erleichterung der Arbeitsbedingungen (z.B. Schulungen mit Fachreferenten, Kostenübernahme von Lehrgängen, Handreichungen)
-  Erstattung von Ausgaben und finanzielle Erleichterungen
-  Beachtung von persönlichen Daten der Vereinsmitarbeiter (Geburtstage, Hochzeiten, Taufen etc.)
-  Danksagung vor der Mannschaft mit Blumen, Sekt, Pralinen etc.
-  Einladung des Trainers / Betreuers zum gemeinsamen Essen
-  Gutschein für Trainer / Betreuer mit Lebenspartner/in ins Kino, Theater, Restaurant etc.
-  Portrait in der Vereinszeitung
-  Gemeinsamer Ausflug mit Lebenspartner/in auf Kosten des Vereins
-  Einladung zu einer Sportveranstaltung (Länder-, Bundesligaspiel etc.)
-  Wahl zum Fußballer/ Trainer/ Betreuer des Jahres
-  Ehrung für Anzahl der Spiele
-  Vorschlag für Auszeichnungen auf höher er Ebene (DFB-Ehrenamtspreis, Kreisauszeichnungen, kommunale Auszeichnungen)
-  Persönliche Sportausrüstung (Trainingsanzüge, warme Jacke, etc.)

Fingerspitzengefühl ist gefragt
Finanzielle Zuwendungen:
In jedem Fall gilt: Anerkennung braucht Öffentlichkeit, damit die Auszeichnung bekannt wird. Ehrenamtliche Vereinsarbeit schließt eine finanzielle Zuwendung / Honorierung nicht grundsätzlich aus. Hierbei muss jedoch das Selbstverständnis der anderen ehrenamtlichen Mitarbeiter/innen berücksichtigt werden. Auf eine einheitliche Linie sowie transparente Entscheidungen muss unbedingt geachtet werden, um Missgunst untereinander auszuschließen. Denn: Die Schaffung eines positiven Vereinsklimas ist Voraussetzung für effiziente ehrenamtliche Arbeit! Der Rahmen für die Auszeichung. Auch hier steht die Person des / der Auszuzeichnenden im Mittelpunkt. Deshalb gibt es für diesen Bereich keine verbindlichen Empfehlungen. 

Fünf Tipps für zeitgemäße Auszeichnungen
1.  Zeitgemäße Anerkennungen / Auszeichnungen haben viel mit Gefühl zu tun und sollen ehrlich gemeint sein ("von Herzen kommen").
2.  Stellen Sie die Bedürfnisse der ehrenamtlichen Vereinsmitarbeiter in den Mittelpunkt Ihrer Überlegungen.
3.  Sie in alle Überlegungen den Lebenspartner des Vereinsmitarbeiters ein.
4.  Begleiten Sie Anerkennungen und Auszeichnungen mit Presse- und Öffentlichkeitsarbeit.
5.  Planen Sie in den Vereinsetat entsprechende finanzielle Mittel ein.
Seite zuletzt aktualisiert am: 24.06.2017

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